Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 ja 24 §:n mukainen rekisteriseloste

REKISTERIN NIMI
Training Foundation Academyn verkkopalveluiden käyttäjärekisteri

REKISTERINPITÄJÄ
Training Foundation Academy (2711700-6)

Osoite: Training Foundation Academy, Verkkotie 17 57710 Savonlinna.

jouni@trainingfoundationacademy.com

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jouni Korhonen

Verkkotie 17, 57710 Savonlinna

puh. +358445310202, jouni@trainingfoundationacademy.com

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Training Foundation Academyn verkkopalveluiden käyttäjän (jäljempänä “Käyttäjä”) suostumuksella tapahtuva Training Foundation Academyn verkkopalveluihin sekä niihin kulloinkin kuuluviin toimintoihin (jäljempänä “Palvelu”) liittyvä henkilötietojen käsittely. Suostumus on voitu antaa tuotteen/palvelun ostamisen yhteydessä, osallistumalla em. yrityksen järjestämään tilaisuuteen tai tapahtumaan tai tilaamalla em. yrityksen uutiskirjeen.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
ASIAKKAAT:

  • Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen. Asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen, hallinta ja kehittäminen.
  • Palvelujen tarjoaminen ja tuottaminen
  • Asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta.
  • Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen asiakkaalle sekä palvelutoimenpiteiden, toimeksiantojen, laskutuksen hallinta ja laadun varmistaminen.
  • Rekisterinpitäjä kerää tietoja myös asiakkaan tunnistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi.
  • Sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille.

VERKKOSIVUSTON KÄYTTÄJÄT JA POTENTIAALISET ASIAKKAAT

  • Palvelujen markkinointi potentiaalisille asiakasyrityksille ja sivustovierailijoille. Markkinointia kohdistetaan rekisteröitävälle, yritykselle, yhteyshenkilölle, sivustovierailijalle tai luonnolliselle henkilölle vain tämän itse sen salliessa.
  • Markkinointiviestinnän kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi.
  • Tutkimus ja tilastolliset analyysit. Asiakkuuksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen.
  • Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Palvelussa käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Nimitiedot:

  • etu- ja sukunimi

Sähköpostiosoite

IP-osoite

Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

Asiakkaan maksu- ja luottokortteihin liittyvät tunnisteet ja numerot

Asiakaspalveluun tai uusasiakashankintaan liittyvät tiedot:

  • asiakaspalaute
  • asiakaspalvelutapahtumien tiedot
  • asiakkuuden alkamisaika
  • asiakkuuden päättymisaika
  • asiakkuuden tilat
  • asiakkuuden tasot
  • tarjoushistoria
  • tiedot aikaisemmista yhteydenotoista
  • tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
  • kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot ja näihin liittyvät keskustelut
  • sivustokäyttäytyminen

Kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot.

Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet

Uutiskirjeiden avaus- ja lukutiedot.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin se sopimus, johon henkilön tietojen käsittely perustuu, on voimassa. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Trainingfoundationacademy.com-sivustolta lähetetyt lomaketiedot poistetaan automaattisesti viiden (5) vuoden kuluttua lähetyksestä. Asiakas- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot viiden (5) vuoden välein. Sähköpostimarkkinointilistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähetetyssä markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietolähteinä ovat asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloitus henkilökohtaisessa tapaamisessa, sähköpostitse tai sähköisellä lomakkeella rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloituksen jälkeen tietoja kerätään automaattisella sähköisellä tunnistuksella rekisterinpitäjän sähköpostikirjeissä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä. Asiakastietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai asiakkaan suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, arvonta- kontaktointi- tai tutkimusrekistereihin. Näiden em. väliaikaisiin rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla. Training Foundation Academy luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle, kun se on tarpeellista maksujen valvomiseksi.

Rekisteröityjen henkilötietoja Training Foundation Academy:n lukuun käsittelee:

  • ActiveCampaign Inc.
  • Google LLC.
  • Facebook Inc.
  • Zapier Inc.
  • Holvi Payment Services Oy.
  • Stripe Inc.
  • Teachable Inc.
  • Squarespace Inc.
  • Genesis Digital LLC.
  • Jotform Inc.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Pääsääntöisesti Training Foundation Academy ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla mikäli:

  • tiedot siirretään maahan tai ko. maassa sijaitsevaan organisaatioon, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai
  • sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai
  • mikäli rekisteröitävä on antanut siihen suostumuksensa.

Milloin mahdollista, Training Foundation Academy on valinnut henkilötietojen säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista ja/tai rekisterinkäsittelijöistä saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tiedot olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon. Training Foundation Academy on varmistanut, että palveluntarjoajat ja/tai rekisterinkäsittelijät ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto säilytetään Training Foundation Academyn lukitussa toimitiloissa sijaitsevissa lukituissa säiliöissä. Valvomaton kulkeminen tilaan on ulkopuolisilta estetty. Omatoiminen pääsy tiloihin on sallittua vain niille ja mahdollistettu vain niille, jotka ovat kirjallisilla sopimuksilla Training Foundation Academyn jäseniksi sitoutettuja. Ns. ulkopuolisten henkilöiden pääsy tiloihin on aina valvottua.

Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojärjestelmään sisäänkirjautumiseen tarvittavia pääsytunnuksia luovutetaan vain Training Foundation Academyn jäsenille. Luovutuksia valvoo yhteyshenkilö. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

TARKASTUS- JA KORJAAMISOIKEUS

Jokaisella rekisteröidyllä on tasavertainen oikeus tarkastaa, käsitellä, poistaa, korjata ja muokata henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tietojen edellä luetelluihin toimenpiteisiin voidaan rekisteröidyn toimesta osoittaa, toimeksiantaa ja pyytää käyttäen kaikkia yleisempiä kirjallisia yhteydenottomuotoja. Tarkastus- ja korjaustyöpyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastus- ja korjaustyöpyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Tietojen tarkastus- ja korjaustyöpyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Tietoja voivat rekisteröidyn puolesta ja erillisestä pyynnöstä käsitellä vain Training Foundation Academyn kirjallisesti valtuutettu jäsen.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Vastustamisoikeus:

  • Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että Training Foundation Academy on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti tai, että Training Foundaqtion Academylla ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

Suoramarkkinointikielto:

  • Training Foundation Academy hankkii verkkomainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa rekisteröidyn henkilötietoja Training Foundation Academy:n välittämänä, eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin.
  • Training Foundation Academy ei koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille markkinointitarkoituksiin.
  • Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen sähköiseen suoramarkkinointiin hyödyntämällä uutiskirjeessä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä.

Poisto-oikeus

  • Mikäli rekisteröity kokee, että joidenkin ko. rekisteröityä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen Training Foundation Academy:n tehtävien kannalta, on rekisteröidyllä oikeus pyytää Training Foundation Academy:ä poistamaan kyseiset tiedot. Training Foundation Academy käsittelee pyynnön, jonka jälkeen tiedot joko poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että Training Foundation Academy rajoittaa kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietoja käsitellessä Training Foundation Academy rikkoo voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html).